中小企業でエクセル勤怠を担当している方は、集計が終わったあと、「この合計、本当に合っているだろうか」と数式を何度も見直したことはありませんか。
関数が1つずれているだけで、結果は簡単に変わってしまいます。
その確認作業に、想像以上の神経を使います。
勤怠管理でも同じことが起こります。
エクセルで管理している場合、計算式や転記のわずかなミスが、給与計算や残業時間に影響する可能性があります。その不安を抱えたまま、毎月の給与計算をしていませんか。
【基礎解説】エクセル勤怠管理とは？
タイムカードをそのまま外部へ丸投げという企業にとってはエクセル勤怠管理自体なじみのない言葉ですよね。
まずは、エクセル勤怠管理とはどういうものなのか簡単に説明します。
エクセル勤怠管理とは、タイムカードの内容をエクセルに転記したり、出勤・退勤時刻を直接入力して集計する方法です。
残業時間や有給休暇の管理も関数で自動計算するケースが多く、担当者のスキルに大きく依存します。
【限界】エクセルでの勤怠管理
エクセルで勤怠管理を行う場合、手書きより効率化できる面はあります。しかし、従業員の打刻漏れや誤打刻のチェックは今も必要です。
さらに、エクセル特有の不安もあります。タイムカードからの転記作業では常にミスに注意しなければなりません。わずかな操作ミスで数式が壊れ、正しい合計が出ていないのではないかと疑う瞬間もあります。
月末になるたびに数字を何度も確認し直す。その心理的負担は想像以上に大きいものです。
打刻漏れ・誤打刻チェックの負担
エクセルでの勤怠管理は、手書きに比べれば格段に楽になりました。
しかし、変わらず従業員の打刻漏れや誤打刻のチェックは今も続いています。
転記作業に潜むリスク
1人5分の転記でも、30人分で2時間以上かかります。
手作業である以上、ミスのリスクはゼロにはなりません。
数式ミスへの不安
気づかないうちにエクセルの数式が壊れてしまい、正しい合計になっていないこともあります。
壊れた数式の場所の特定や正しい合計の算出に悪戦苦闘するケースも少なくありません。
月末が怖くなる理由
手書きより効率化できたとはいえ、転記作業には依然として多くの時間がかかります。
月末になるたびに確認作業を繰り返す。その心理的負担は決して小さくありません。
【つまずきポイント】勤怠管理システム導入の困りごと
いままでの勤怠管理から新たなシステムに移行するのには確かに難しさがあります。
例えば、特に年齢層が高い職場では、「ログインができない」「打刻方法がわからない」といった問い合わせが集中する可能性があります。
さらに、勤怠管理システムを導入するには費用も発生するということになります。
このポイントは多くの企業がつまずきやすいところとなっています。
【勤怠システム導入前に整理】総務と経営者が本当に気にすること
勤怠管理システムを導入するにあたり、直接かかわることとなる総務担当者と経営者の方々のために情報を整理しましょう。
総務担当者にとっては、「自分が使いこなせるのか」という不安があります。
経営者にとっては、「トラブル時のサポート体制は万全か」「既存の勤怠管理からスムーズに移行できるか」が重要な判断材料になります。
【失敗しない】勤怠管理システム比較ポイント
勤怠管理システムを導入するにあたり【失敗しない】ための比較ポイントを解説します。
まず確認したいのは「料金体系」です。
月額課金・年額課金など支払い方法はさまざまですが、年間の総コストで比較することが重要です。
次に確認したいのは「打刻方法」と「サポート体制」です。
ICカード・スマホ・PC打刻など、従業員にとって分かりやすい方法かどうかを見極めましょう。また、トラブル発生時に迅速なサポートを受けられるかも重要な判断材料です。
既存の給与ソフトと自動連携できるかどうかも重要です。CSV出力のみなのか、API連携が可能なのかによって、月末の作業時間は大きく変わります。
そこで、まず無料トライアルで試験的に導入をしてみて実際に使用してみることをお勧めします。
まとめ
エクセルによる勤怠管理は無料で始められて導入しやすいですが、転記ミスや数式エラー、月末の膨大な確認作業に対する心理的負担など課題が多くあるのも事実です。
勤怠管理システムの導入には不安を感じることもあるでしょう。
しかし、比較ポイントを押さえ、無料トライアルを活用することで自社に合った選択が可能です。
まずは現状の課題を整理し、試験的にはじめてみましょう。
月末の不安を減らすかどうかは、仕組みを変えるかどうかで決まります。
まずは無料トライアルで、今の作業時間がどれだけ減るのか体感してみてください。
