Excelで大量のデータを照合していると、
「合っているはずなのに違う結果が出た…」
「手で探すのが面倒すぎる…」
こんな悩みに直面したことはありませんか？
そこで役立つのが ExcelのVLOOKUP関数。
この記事では 実務でよくある照合作業 を例に、
初心者でも分かるように丁寧に解説します。
Excel初心者でも分かるVLOOKUPの基本
VLOOKUPは、
「ある値を探して、対応するデータを取り出す関数」です。
たとえば：
- 社員番号から名前を表示する
- 商品コードから単価を表示する
- 請求番号から金額を照合する
このように「キーになる番号」がある業務と相性が抜群です。
基本構文は以下のとおりです。
=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, FALSE)
それぞれの意味は、
- 検索値：探したい値（例：請求番号）
- 範囲：探す表全体
- 列番号：何列目のデータを表示するか
- FALSE：完全一致で検索する指定
難しく見えますが、やっていることはシンプルです。
「この番号は、別の表にもある？」とExcelに聞いているだけ。
実務で使えるVLOOKUP例｜社員番号から部署名を表示する
「社員番号を入力したら、自動で部署名が出てきたら便利なのに…」
そんな場面を想定してみましょう。
これは VLOOKUP関数の基本中の基本 の使い方です。
ここでやりたいことは一つ。
社員番号「1002」の部署名を表示させること。
部署表示のセルに、次の式を入力します。
=VLOOKUP(E2,$A$1:$C$4,3,FALSE)
✅ 式の意味を分解してみましょう
| 式の要素 | 意味 |
|---|---|
| E2 | 調べたい社員番号（1002） |
| $A$1:$C$4 | 探す表の範囲（絶対参照でコピーも安心） |
| 3 | 3列目（部署）を表示 |
| FALSE | 完全一致で検索 |
Enterキーを押すと
→ 「経理」と表示されます。
社員番号1002の部署は「経理」なので、正しく表示されます。
ここで重要なのが、最後の「FALSE」です。
完全一致検索FALSEの重要性と注意点
FALSEは「完全一致」を意味します。
もし入れ忘れると、Excelは「近い値」を返す場合があります。
つまり、存在しない番号なのに“それっぽい数字”を返してしまうことがあるのです。
これは実務では非常に危険です。
照合は「なんとなく合っている」では意味がありません。
完全一致でなければダメ。
だから必ずFALSEを指定します。
N/Aの意味と実務での活用法
照合結果が「#N/A」と表示されることがあります。
これは「その番号は見つかりませんでした」というメッセージです。
照合業務で、
#N/Aは「要確認リスト」として活用できます。
- 入力漏れ
- 社員番号の入力ミス
- 別システム処理
原因特定が一瞬でできます。
目視で探していた頃とは、効率がまったく違います。
初心者が間違えやすい3つのポイント
VLOOKUPを使い始めた方がよくやるミスがあります。
① 範囲を絶対参照にしていない
数式を下にコピーしたときに、範囲がズレます。
例：
$A$2:$C$100
このように「$」をつけること。
これだけで精度が安定します。
② 列番号ミス
「2列目のはずが3列目を指定していた」
実務ではよくあります。
表示された数字が“それっぽい”と気づきにくい。
ここは必ず確認しましょう。
③ データ形式が違う
- 片方は数値
- 片方は文字列
見た目は同じでも一致しません。
この場合は、
- 文字列→数値に変換
- 余分な空白削除
などの対処が必要です。
ここまで気を配れると、実務レベルです。
VLOOKUPの弱点と最新関数XLOOKUPとの違い
便利なVLOOKUPですが、弱点もあります。
- 左方向には検索できない
- 列を追加すると列番号がズレる
そのため、最近は
XLOOKUPを使うケースも増えています。
XLOOKUPは、
- 左右どちらにも検索可能
- 列番号不要
- エラー処理が簡単
と、より実務向きです。
ただし、まだ古いExcel環境では使えない場合もあるため、
VLOOKUPは今でも必須スキルです。
まとめ｜Excelで照合ミスを防ぐ効率化術
照合を目視で続けることは、
- 集中力を消耗する
- ミスのリスクがある
- 精神的負担が大きい
私は26年間の事務経験の中で、
照合は“精神的に最も消耗する業務”でした。
月末の焦り。
上司に呼ばれる瞬間。
「本当に全部確認した？」と聞かれる緊張。
でも、関数を使えば状況は変わります。
関数は効率化のためだけではありません。
自分を守るための武器です。
VLOOKUPを使えば、次のことが可能になります：
- 照合ミスを防げる
- 入金や社員データを自動で引き出せる
- データ確認の時間を大幅に短縮できる
- 根拠を示して説明ができる
もし今、
「照合が怖い」と感じているなら。
まずはVLOOKUPから始めてみてください。
1件の見落としに怯える毎日から、
きっと卒業できます。
